MRPⅡ环境下采购管理的转变
2007-06-22 22:08:01| 分类：
企业信息化管理
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MRPⅡ环境下采购管理的转变
天津大学计算机系 周玉清
何谓“提前期综合症”
采购人员有一个最难处理的问题，被称之为“提前期综合症”。指的是当供应商未完成的订单增多时，他们将对客户报较长的提前期。而这样一来，客户为了满足他们在较长提前期中的物料需求，他们就将订购更多的物料。这就导致了供应商积压订单的进一步增加以及提前期的再次增长。
容易想到，处理供应商报长提前期问题的一种方法是提前给他们一份采购计划。如果供应商报两个月的提前期，那么在半年前就把采购计划提供给他们。从而可以防止由于提前期的增长而造成的问题。
然而，在MPR出现之前，这却是一个不现实的方案。生产管理人员不愿把他们长远的物料需求告诉采购部门。因为他们知道事情是不断变化的，预测会有错误，计划也会改变。如果他们对未来的物料需求作出较长期的承诺，那么在未来他们得到的就可能是并不需要的物料，而真正需要的物料却可能得不到。
“外部工厂”计划
使用MRPⅡ系统，一个企业能够很容易地建立一份六个月到一年的供应商计划。
在建立供应商计划之前，先对供应商进行培训。因为供应商已习惯于认为客户订单给出的日期并非真正有效的需求日期，而客户还会打电话告诉他们真正的需求日期。所以，必须告诉供应商，在MRPⅡ环境下的情况不是如此，订单所给出的日期就是有效的需求日期，无须再等进一步的信息，也不再有进一步的信息。
一些应用MRPⅡ系统获得成功的企业采取的做法是把重要的供应商请来共同讨论如何在全新的MRPⅡ系统环境下进行合作。内容如下：
①介绍MRPⅡ在采购过程中的应用。使供应商了解关于预定日期的有效性和“沉默即赞成”的原则，就是说，如果供应商发现他不能按时供货，则应提前向客户发出通知，否则，即认为他能按时发货。
②讨论在MRPⅡ环境下对采购工作的检测方法。
这样做的结果可以使双方取得信任。国外经验表明，使用了MRPⅡ系统，供应商按时供货率可以达到98%以上。当供应商得到了有效的需求日期时，大多数都会努力工作来完成计划。事实上，客户对供应商的抱怨越多，往往越说明他们自己的计划差。
随着计算机能力的增强，把供应商看作“外部工厂”的思想越来越重要。这就必须为供应商提供制订其能力需求计划的信息。使用MRPⅡ系统，能够以相当长的展望期来做到这一点。
对一个企业来说，向供应商提供有效的计划日期是一件非常重要的事情。然而，在MRPⅡ出现之前，这却是很困难的事情。一篇有关美国Tennant公司的文章谈到，在使用MRPⅡ系统之前的1973年，检查了4000份采购订单，其中有3200份的需求日期是无效的。
采购部门所使用的“预定日期”并不表示真正的需求日期，所以不可避免地要出错。
有效的需求日期也为做好某些以前特别难做的事情奠定了基础。例如，检测供应商的按时交货率就是如此。在非正规系统之下，预定日期可能从开始就是错误的，而且随着时间的推移会变得毫无意义。因此不能按这样的日期检测供应商的工作。使用MRPⅡ系统，供应商的按时供货率可以明确地按计划日期进行检测，而且这已在许多企业中成为现实。
降低采购成本
如果一个推销员卖出价值1元的产品，企业能得到0.15元至0.20元的税前利润已经是很不错了。但是采购中每节约1元，企业所得到的税前利润即是1元。在有些企业里，采购成本是直接劳力成本的数倍。由此可见，采购活动对获取利润可以起到重要的作用。
有许多途径可以降低采购成本。但最重要的是和供应商的明智合作。如果客户和供应商能够很好地合作，他们就能找到使双方都能获益的方案。许多年前形成的一条经验至今仍是采购活动中的一条真理，即从明智的客户与供应商合作中可以获得更大的利润，这是任何订货批量公式都不可能做到的。
对采购组织的影响
过去，在客户和供应商之间进行通讯的典型过程可如图1所示。假定客户的生产控制部门希望把预计在第四周收到的200件物料的订货提前到第三周。这个信息首先传递到他们的采购部门。由采购人员把此信息传递到供应商的销售部门，再由销售部门把此信息传递给他们的生产控制部门。供应商的生产控制人员说：“我们不能提前一周给他们200件，他们真正需要多少呢？”再沿原来的路线把此信息返回到客户的生产控制人员。生产控制人员告诉采购人员：“有50件我们就可以维持下去了。”采购人员又把此信息传到供应商的销售人员，然后再传递给他们的生产控制人员。生产控制人员确认他们可以做到，于是再把这个确认信息通过销售人员和采购人员传递到客户的生产控制人员，这实在是一个非常繁琐的通讯关系。
通过使用MRPⅡ系统，情况得到了改变。前面提到的供应商计划或称采购计划成了客户和供应商双方的生产控制人员直接通讯的工具。而采购人员则可以从繁琐的事务中解脱出来，使他们有了更多的时间去选择供应商，进行合同谈判、价值分析和工程部门讨论标准化问题等等，从而帮助他们把采购工作提高到一个前所未有的专业水平上。（见图1 客户供应商通讯）
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